O que é e como uso o Gerenciador de Arquivos do SAJ Tribunais?

O Gerenciador de Arquivos é uma ferramenta do Sistema de Automação de Justiça (SAJ), Primeiro Grau (PG), que armazena todos os documentos elaborados pela unidade, bem como os modelos de documentos da instituição. Na ferramenta é possível identificar quais documentos se encontram em elaboração, finalizados e liberados nos autos, sejam eles pertencentes aos Processos digitais ou físicos.

Conheça melhor as funcionalidades do Gerenciador de arquivos!

1. Acesse o menu Expediente e clique no submenu Gerenciador de arquivos. Ou se preferir acesse diretamente pelo atalho localizado na barra de menus do SAJ.

2. Na tela do Gerenciador de Arquivos, você tem acesso a uma estrutura em que os documentos são organizados por categorias. Para acessar, clique no botão Pastas ou no menu Exibir e, em seguida, clique em Pastas. 

3. Dentro de cada categoria existem as subcategorias que, por padrão, são distribuídas entre Modelos de Documentos criados pela Instituição, Modelos de Grupos e Meus Modelos que são criados por usuários autorizados e, por final, tem-se a pasta Documentos com todos os documentos elaborados pelos usuários.

4. Para gerar os documentos para os processos, selecione a categoria (item 1 da figura) e com o botão direito do mouse clique na opção "Novo Documento" (item 2 da figura).

5. Antes de emitir o documento, o sistema permite uma pré-visualização do Modelo. Para visualizar, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Visualizar Arquivo. Este recurso também pode ser utilizado nos documentos já elaborados.

5.1 O sistema apresentará uma tela com o modelo de documento a ser visualizado (item 1 da figura).

6. Visualizando o painel, onde estão localizados os dados dos Modelos e dos Documentos já elaborados, percebemos que todo este ambiente é estruturado por colunas (item 1 da figura), podendo ser personalizadas. Para isso, clique com o botão direito do mouse em cima de uma delas e selecione a opção Configurar colunas (item 2 da figura).

7. Outro recurso disponível no Gerenciador de Arquivos é a possibilidade de realizar filtros nas colunas. Perceba que, todas as colunas que possuem uma seta preta, são colunas que possibilitam um filtro. Um exemplo é filtrar todos os documentos que já se encontram finalizados. Assim, os Magistrados, Chefes de Cartório e outros usuários autorizados, podem utilizam este filtro para revisar e assinar os documentos em lote.

8. Por meio do botão Pesquisar, você pode utilizar diversos parâmetros para localizar documentos de um processo específico, documentos criados por um determinado usuário, categorias específicas, processos finalizados, por um período de datas e até mesmo por palavras chaves que constam dentro do conteúdo do documento.

9. Já o recurso de Enviar e-mail é bastante prático e possibilita que você envie documentos diretamente pelo sistema. Para isso, clique no documento que deseja enviar, selecione a aba Ferramentas e clique na opção Enviar E-mail.

9.1 O sistema apresentará a tela para envio de e-mail.

10. O Gerenciador de Arquivos disponibiliza ainda diversos recursos que contribuem com a celeridade nas tramitações Processuais. Um exemplo, é a possibilidade de finalizar, assinar e liberar documentos em lote. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre o documento desejado e escolha a opção Finalizar/Liberar nos Autos Digitais.

11. E para finalizar, o sistema salva uma cópia de segurança de todo expediente elaborado no seu computador. Para verificar esta configuração que vem como padrão, acesse o menu Expediente e clique na opção Configurações do Usuário. 

11.1 Em seguida, clique na aba "Formulário" e verifique se a opção "Salvar cópia local dos documentos criados" está selecionada.