Gerenciador de arquivos

A partir da integração do TJSP com as Delegacias de Polícia através do SAJ RDO, as comunicações são feitas de forma eletrônica, via configuração de ato.

Como não há possibilidade de emissão manual do ato na fila “Ag. Analise” do subfluxo de documento que gera ato (decisão, despacho, ato ordinatório etc.) é necessário criar/configurar modelo de documento com ato automático.

1. No SAJ PG, acesse o menu Expedientes e clique no submenu Gerenciador de Arquivos. Ou clique diretamente no ícone do gerenciador localizado na barra superior do sistema.

2. Na tela do Gerenciador de Arquivos, acesse a fila que deseja encontrar o modelo a ser utilizado (item 1 da figura), clique com o botão direito do mouse no documento e, em seguida, clique na opção Cadastro do Modelo (item 2 da figura).

3. Na tela do Cadastro de Modelos de Documento, clique na aba Atos do Documento (item 1 da figura). Na respectiva aba, insira o ato "Comunicado à Delegacia" (item 2 da figura). Note que os demais campos serão preenchidos automaticamente. Em seguida clique em Salvar (item 3 da figura) e em Editar (item 4 da figura).

4. Abrirá a tela do Editor de Textos, insira o teor de acordo com o ato (item 1 da figura), salve o documento e clique no ícone para fechar, localizado na barra vertical do lado esquerdo (item 2 da figura).

5. Acesse o Fluxo de Trabalho e na fila em que estiver o processo para comunicação/intimação da Delegacia (no exemplo o processo está na fila "Inicial - Ag. Análise do Cartório", item 1 da figura), selecione o seu modelo (item 2 da figura) e clique no botão Emitir Ato Ordinatório (item 3 da figura). 

6. Após assinar e liberar o documento, o ato será gerado e encaminhado para o subfluxo de Citação\Intimação\Vista (Portal\DJ) (item 1 da figura).

7. O sistema irá encerrar este ato automaticamente quando a Delegacia o visualizar, encaminhando o processo para a fila "Ag. Análise de Cartório” (item 1 da figura). Nesta fila, utilizando o recurso de configuração de coluna, filtre os objetos pela coluna “Últ. documento liberado”, por exemplo (item 2 da figura).

8. O sistema encaminhará para a fila “Inquérito com Delegacia-Deferimento de Prazo” (item 1 da figura), onde irá aguardar a manifestação da Delegacia.

Você viu nesse artigo como acontece as comunicações com as delegacias referente aos inquéritos digitais vindos pela integração SAJ RDO, através de Modelo de documento previamente cadastrado.

Ao incorporar um documento ao processo, ele não pode ser mais excluído. Porém, é possível utilizar a funcionalidade Tornar documento sem efeito.

Sendo assim, se você perceber que um determinado documento apresenta alguma informação equivocada ou até mesmo algum erro de digitação, terá a opção de torná-lo sem efeito. Podendo ser um documento de processo físico que se encontra em elaboração, finalizado ou até mesmo com movimentação confirmada. No entanto, para processos digitais somente poderá tornar sem feito se o documento ainda não estiver sido liberado nos autos. 

Acompanhe neste artigo como tornar um documento sem efeito no SAJ PG.

1. Na tela inicial do sistema, acesse o menu Expediente e, em seguida, selecione o submenu Gerenciador de Arquivos.

2. Na tela do Gerenciador de Arquivos, você possui acesso a uma estrutura em que os documentos são organizados por categorias, para acessá-las, clique no botão Pastas (1). Para cada pasta raiz você terá a opção de quatro subpastas padrão que são: Documentos, Meus Modelos, Modelos da Instituição e Modelos do Grupo (2). 

3. Após selecionar a pasta e subpasta em que se encontra o documento que deseja tornar sem feito, selecione-o (1) e com o botão direito do mouse clique na opção Tornar sem efeito (2) ou utilize a tecla de atalho Ctrl+T. 

4. O sistema irá apresentar uma mensagem para informar a senha e o motivo que está tornando o documento sem efeito. Após preencher esses dois campos, clique em Confirmar.

5. Após tornar o documento sem efeito, você poderá acessá-lo sempre que precisar. Para isso, clique no menu Ferramentas e selecione a opção Exibir Documentos sem Efeito. 

6. O sistema apresentará o documento que você tornou sem efeito, sinalizado em vermelho.

7. Para visualizar o documento sem efeito, selecione-o (1) e com o botão direito do mouse clique na opção Visualizar Arquivo (2).  

8. O sistema apresentará o documento com a marca d'água Sem efeito.

9. Outra alternativa de localizar o documento para torná-lo sem efeito, é clicar no botão Pesquisar.  Informe o número do Processo e clique em Consultar. Após isso, o seu documento aparecerá e, então, volte ao 3º passo para torná-lo sem efeito. 

Pronto! Agora você já sabe como tornar um documento sem efeito, localizando-o de duas maneiras, podendo ser pelas pastas ou pesquisando pelo número do processo.

O Autotexto é um recurso que permite armazenar cópias de trechos de textos para serem utilizados posteriormente, acrescentando-os automaticamente nas emissões de expedientes com poucos cliques do mouse, independente da categoria de documento ou tipo de processo. Possui a flexibilidade de serem editados e formatados, além da opção de compartilhamento entre os usuários.

É possível utilizar trechos copiados de sites da internet, de editores de textos diversos, de PDFs ou mesmo o teor de algum expediente já emitido no sistema, como Despacho, Decisão ou Sentença.

Acompanhe na prática como utilizar essa funcionalidade.

1. Vamos utilizar o teor existente em um modelo de documento da Instituição para criar um Autotexto. Para isso, acesse o menu Expediente e clique no submenu Gerenciador de arquivos.

2. Na tela do Gerenciador de Arquivos, na categoria Despacho, clique em Modelos da Instituição (1). Com o botão direito do mouse sobre o documento que deseja visualizar (2), clique em Visualizar Arquivo (3).

3. Selecione o trecho que deseja copiar (1) e, em seguida, clique em Copiar (2) ou utilize as teclas de atalho do teclado “Ctrl+C”. 

4. Feito isso, agora é só criar o Autotexto. Para isso, acesse o menu Expediente e clique no submenu Cadastro de Autotexto.

5. Na tela de Cadastro de Autotextos, clique no botão Novo (1). No campo Abreviação será habilitada a opção para inserir o nome de seu Autotexto (ele deve ter ao menos 4 caracteres para uma busca posterior mais rápida). No exemplo colocamos "Despacho teor copiado" (2).

6. Cole o conteúdo copiado no campo específico (1). Para colar o texto copiado utilize o Ctrl + C do seu teclado. Em seguida, clique em Salvar (2). Pronto, seu Autotexto está criado.

7. Abra o Editor de Textos (F4) pra utilizar seus Autotextos na emissão de documentos, digite a Abreviação que foi cadastrada previamente e a partir do 4º caractere o sistema irá mostrar a prévia do conteúdo e em seguida aperte a tecla F3 ou Enter para o inserir no documento.

8. Também é possível utilizar Autotextos compartilhados por outros usuários, clique no ícone (1) para abrir o Painel Auxiliar e exibir a lista de Autotextos. Marque a opção “Exibir autotextos compartilhados ao(s) meu(s) grupo(s)” (2). Clique duas vezes no qual deseja usar que este será inserido em seu documento (3).

O Sistema de Automação de Justiça (SAJ), Primeiro Grau (PG), permite vincular movimentações aos documentos emitidos a fim de automatizá-los. Vale lembrar que são as movimentações vinculadas ao processo que dão celeridade processual.

Acompanhe nesse artigo como vincular corretamente as movimentações aos documentos emitidos, por meio de exemplos práticos.

1. Para vincular uma movimentação a um Modelo de Documento, acesse o Gerenciador de Arquivos localizado na barra superior do sistema (1). Selecione a pasta da categoria desejada (2) e o modelo (3). Clique com o botão direito do mouse sobre o documento e escolha a opção Cadastro do Modelo (4).

2. Na tela "Cadastro de Modelos de Documento", clique na aba Movimentações (1). Para inserir uma movimentação e definir o tipo, clique no símbolo de +, localizado na lateral direita da tela (2). Em seguida, clique na lupa (3) para escolher o tipo de movimentação. Após escolher, clique em selecionar.

3. Após escolher o tipo de movimentação, clique em Salvar e feche a tela.

4. Agora acesse o Fluxo de Trabalho, clique na atividade "Emitir Expediente" (1). Preencha a categoria, o Modelo e o número do processo. Clique em Editar para abrir o editor de Textos e vincular a movimentação.

5. No Editor de Texto aperte a tecla F8 do seu teclado para abrir as Propriedade do Documento (1). Clique na lupa do campo "Movimentação" (2), abrirá a tela "Movimentações Associadas" (3). Aqui você confere a movimentação vinculada ao modelo de documento (é possível alterar a movimentação caso seja necessário).

6. Em seguida clique no ícone do disquete (1) para salvar as alterações, localizado na barra superior do Editor de Texto. Clique no ícone Finalizar, localizado na barra vertical a esquerda do editor (2) para que o documento seja enviado para a fila de assinatura respectiva.

Ao vincular as movimentações você deve ser o mais específico possível, evitando assim utilizar as movimentações genéricas. É através das movimentações que é medida a produtividade nos relatórios estatísticos.