Fluxo de Trabalho

Com o funcionamento digital do Sistema de Automação da Justiça (SAJ), Primeiro Grau (PG) para a tramitação dos processos, os setores de Distribuição, Gabinete e Secretaria possuem especificidades em seus procedimentos e atribuições.

Esse artigo apresenta informações importantes acerca do papel de cada setor dos Procedimentos Digitais, suas principais telas e funcionalidades. Os setores são:

• Distribuição Digital
• Gabinete Digital
• Secretaria Digital

I. Distribuição Digital:

Esse setor é responsável pela validação dos dados e peças cadastradas no processo. Todo procedimento desse setor no Processo Digital se dará pelo Fluxo de Trabalho “Cadastro e Distribuição” (item 1 da figura), em que os usuários lotados efetivarão as verificações necessárias quanto às peças digitalizadas e partes cadastradas através da fila “Ag. Cadastramento” (item 2 da figura).

Quando necessário, você utilizará a fila “Ag. Digitalização” (item 3 da figura) para realizar a digitalização de peças excedentes ou pendentes. Após a validação das peças e das partes, o processo estará pronto para ser distribuído a partir da fila “Ag. Distribuição” (item 4 da figura) e passará a compor o fluxo de trabalho da competência referente a ele, seja no Gabinete ou na Secretaria.

II. Gabinete Digital:

Esse setor é responsável pelo andamento inicial do processo através do Fluxo de Trabalho. Nele serão encontrados todos os processos digitais que tramitam na Vara e estarão distribuídos por competência. Na maioria dos casos, os processos recém-distribuídos irão para a fila “Concluso – Ato Inicial” ou “Ato Ordinatório – Inicial”, que permitirá a emissão de documentos, como Despacho, Decisão, Sentença ou um Ato Ordinatório.

Após a elaboração do documento finalizado, assinado e liberado nos autos, o documento e o processo automaticamente se movimentam para filas pertinentes do cartório para que sejam praticados seus atos.

III. Secretaria Digital:

Esse setor realizará a tramitação do processo através do Fluxo de Trabalho, de acordo com sua competência, e praticará todos os atos determinados pelo Magistrado, utilizando as filas Ag. Análise, localizadas no subfluxo de documentos. A partir dessa fila do subfluxo é que serão praticados atos como Encerrar o Documento, Elaborar o Ato Vinculado, Encaminhar para Publicação, Realizar a Emissão de Documentos, entre outros.

Após a criação do Ato Vinculado, o sistema encaminhará o processo para a fila Ag. Encerramento do Ato para que a Secretaria realize a verificação da situação do processo. Nela encontram-se todos os atos em aberto na Secretaria. Nessa fila, você poderá encerrar o ato, finalizando o documento, ou poderá aguardar o sistema finalizá-lo automaticamente.

A fila Ag. Análise da Secretaria também é de suma importância no Processo Digital e encontra-se no subfluxo “Processo”. Nela constam todos os processos aguardando tomada de decisão da secretaria, sejam processos que voltaram do gabinete ou processos cujos atos já foram encerrados. Através dessa fila é que você realizará atividades como Lançar o Histórico de Partes, Encaminhar novamente para conclusão para processos de competência criminal, Encerrar o processo, Encaminhar para grau de recurso ou Mover para outras filas, entre outras atividades.

O Fluxo dispõe também de filas para organizar o cotidiano da secretaria, como a fila Ag. Publicação DJ, destinada a preparar a relação dos processos a serem encaminhados ao diário de justiça. Outro exemplo é a fila Ag. Decurso de Prazo, que tem como objetivo auxiliar no controle dos processos que estão em decurso, seja de uma publicação, de cumprimento de mandado, aviso de recebimento, dentre outros.